KI-Richtlinie für Unternehmen: Vorlage auf einer Seite

Weil Regeln nur wirken, wenn alle sie kennen. Eine Seite liest man ganz, hängt sie neben den Bildschirm und erklärt sie in einer Teamrunde. Ein Regelwerk, das niemand liest, schützt niemanden. Für eine KI-Richtlinie heißt das: kurz, konkret und mit Beispielen.

Unsere Einschätzung: Die meisten Fragen im Alltag sind einfach. Darf ich dieses Werkzeug nutzen? Darf diese Datei hinein? Muss ich das Ergebnis prüfen? Wen frage ich? Wer diese Fragen auf einer Seite beantwortet, hat das Wichtigste geregelt. Sonderfälle wie Bewerbungen regeln Sie zusätzlich und gezielt.

Auch die Datenschutzkonferenz rät zu klaren Regeln. Ohne sie nutzten Beschäftigte AI-Anwendungen „eigenmächtig und unkontrolliert“, schreibt sie in ihrer Orientierungshilfe vom Mai 2024.

Die Regel zu den Werkzeugen legt fest, mit welchen Programmen und Konten gearbeitet wird. Ihr wichtigster Satz: Private Konten bleiben für die Arbeit draußen, weil für sie kein Vertrag mit Ihrem Haus gilt.

Die Regel zu den Daten sagt, was hinein darf. Die Vorlage übernimmt dafür unsere Datenampel mit Grün, Gelb und Rot und mit Beispielen, die jeder im Team einordnen kann.

Prüfen und Entscheiden gehören zusammen. Die AI liefert Vorschläge, die plausibel klingen und trotzdem falsch sein können. Darum prüft, wer ein Ergebnis verwendet. Und darum entscheidet über Menschen, Geld und Verträge immer eine Person.

Offenlegen heißt: Wo AI mitgearbeitet hat und es für andere zählt, sagen Sie es. Wie Ihr Haus das gegenüber Kunden kennzeichnet, legen Sie selbst fest. Für manche Inhalte gibt es dazu Pflichten aus Artikel 50 AI Act, sie stehen im Beitrag Der AI Act gilt.

Die letzte Regel nennt eine Person, an die sich alle wenden. Sie gibt neue Werkzeuge frei und nimmt Fehler entgegen.

Indem Sie drei Lücken füllen. In der Word-Datei stehen sie in eckigen Klammern und sind grau markiert.

Erstens die freigegebenen Werkzeuge: welches Programm mit welchem Konto, etwa Microsoft Copilot im Firmenkonto. Nennen Sie nur, was Ihre IT eingerichtet hat.

Zweitens die Ansprechperson: ein Name mit E-Mail und Telefon, keine Abteilung.

Drittens die Datenklassen. Die Vorlage bringt die drei Stufen unserer Datenampel mit. Ergänzen Sie, was es nur bei Ihnen gibt, etwa Konstruktionsdaten oder Mandantenakten, und ordnen Sie es einer Farbe zu.

Danach planen Sie die Einführung mit dem Betriebsrat, wenn es einen gibt. Stellen Sie die Regeln in einer Teamrunde vor und lassen Sie sie mit Unterschrift bestätigen. Die Zeile dafür steht unten auf dem Blatt.

Sie ist eine der Maßnahmen, die Artikel 4 verlangt. Seit dem 27. Juli 2026 müssen Organisationen, die AI-Systeme beruflich einsetzen, Maßnahmen ergreifen, um die AI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren. Eine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es nicht.

Ein Zertifikat ist nicht nötig. Die EU-Kommission schreibt, Organisationen könnten Schulungen und andere Maßnahmen intern aufzeichnen. Einen AI-Beauftragten schreibt Artikel 4 ebenfalls nicht vor, und ein eigenes Bußgeld für Artikel 4 sieht das deutsche KI-MIG nicht vor.

Unsere Einschätzung: In den meisten Häusern genügen drei Dinge. Eine Liste, wer wann woran teilgenommen hat. Eine Leitlinie auf einer Seite, wie diese. Und eine benannte Person für Fragen. Die Liste gibt es als Vorlage für den Nachweis, die Hintergründe stehen im Beitrag Artikel 4 wurde entschärft.

Nicht als bestimmtes Dokument. Artikel 4 verlangt Maßnahmen für die AI-Kompetenz, aber keine bestimmte Form. Eine Richtlinie auf einer Seite ist eine der einfachsten dieser Maßnahmen, und sie lässt sich belegen.

Unterrichten müssen Sie ihn in jedem Fall, und zwar schon in der Planung. § 90 Absatz 1 BetrVG nennt dafür ausdrücklich den Einsatz von Künstlicher Intelligenz.

Mitbestimmen darf er nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen sollen. Bei Firmenkonten, in denen Admins Chats einsehen können, rechnen wir damit. Mehr dazu im Beitrag Privates ChatGPT-Konto?

Immer dann, wenn ein Werkzeug dazukommt oder wegfällt, und sonst einmal im Jahr. Ändern Sie das Datum oben auf dem Blatt und lassen Sie die neue Fassung erneut bestätigen.