Was in eine KI-Schulung für Mitarbeiter gehört

Eine typische KI-Schulung führt Oberflächen vor: hier tippen Sie, da kommt etwas heraus. Am Ende sind alle beeindruckt und niemand weiß, welche der eigenen Aufgaben sich damit erledigen lässt. Zwei Wochen später ist der Zugang offen und niemand benutzt ihn.

Der Grund ist banal. Bedienung ist nicht das Problem. Das Problem ist die Übersetzung: Wie sieht die eigene Arbeit aus, wenn ein Modell einen Teil davon übernimmt, und an welcher Stelle ist sein Vorschlag gut genug, um damit weiterzuarbeiten?

Drei Dinge, in dieser Reihenfolge. Erstens den Auftrag: Was genau soll herauskommen, für wen, in welcher Form? Wer das nicht sagen kann, bekommt beliebige Ergebnisse – vom Modell wie vom Kollegen.

Zweitens den Rahmen: Welche Unterlagen gehören dazu, welche Regeln gelten im Haus, welche Daten dürfen hinein und welche nicht? Der größte Teil der Qualität entsteht hier, nicht in der Formulierung.

Drittens die Formulierung selbst. Sie steht zuletzt, weil sie am wenigsten trägt. Wir bauen die drei Schritte im Workshop mit dem ADA-KI-Kompass der Reihe nach auf; wie das im Angebot steht, lesen Sie unter Können – Menschen befähigen.

Dazu kommt ein vierter Punkt, den man nicht üben, sondern nur verstehen kann: wann ein Modell etwas erfindet. Sprachmodelle erzeugen plausible Sätze, keine geprüften Auskünfte. Wer das einmal an einem eigenen Beispiel erlebt hat, prüft danach anders.

Der Nutzen entsteht nicht in der Länge, sondern in der Nähe zur eigenen Arbeit. Ein halber bis ein ganzer Tag reicht für die Grundlage, wenn die Beispiele aus dem Haus kommen. Ein dreitägiges Seminar mit fremden Fällen bringt weniger.

Entscheidend ist, was danach passiert. Ohne eine Stelle zum Weiterüben verpufft der Tag. Wir erheben deshalb vorab per Umfrage die Zeitfresser und Fähigkeiten im Haus, halten den Workshop an diesen Fällen ab und stellen anschließend eine Übungsumgebung bereit, in der jeder im eigenen Tempo weiterarbeitet.

Nach Rollen unterscheiden lohnt sich. Die Führung braucht Entscheidungswissen: welche Werkzeuge ins Haus kommen, was rechtlich gilt, wo die Grenze verläuft. Die Fachabteilungen brauchen Handwerk an den eigenen Aufgaben. Die IT braucht beides und zusätzlich den Blick auf Zugänge und Datenwege.

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen Maßnahmen, damit ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Die Verordnung schreibt keine Form vor, aber sie verlangt, dass etwas geschieht – nachprüfbar.

Praktisch heißt das: eine Teilnehmerliste mit Datum und Inhalten, eine Leitlinie auf einer Seite, und eine benannte Person für Rückfragen. Was genau in dem Artikel steht und was gerade nicht, steht in unserem Beitrag zu KI-Kompetenz nach Artikel 4.

Wer eine Schulung einkauft, sollte diese Unterlagen von vornherein mitbestellen. Sie kosten den Anbieter nichts und sind das Einzige, was nach einem Jahr noch belegt, dass es die Schulung gegeben hat.

Erstens: Werkzeug vor Aufgabe. Ein Zugang wird beschafft, danach wird gesucht, wofür man ihn brauchen könnte. Die Reihenfolge kostet Geld und Vertrauen.

Zweitens: alle gleich behandeln. Eine Schulung für das ganze Haus ist für die Hälfte zu oberflächlich und für die andere Hälfte zu technisch.

Drittens: die Regeln nachliefern. Wenn im Workshop niemand sagen kann, welche Daten hineindürfen, üben die Leute entweder mit erfundenen Beispielen oder mit echten Kundendaten. Beides ist schlecht. Der Rahmen gehört vorher geklärt.

Viertens: kein zweiter Termin. Nach zwei bis vier Wochen kommen die Fragen, die im Alltag entstanden sind. Eine Stunde zu diesem Zeitpunkt ist mehr wert als der halbe erste Tag.

Sie ersetzt den Rahmen nicht. Solange nicht entschieden ist, welche Werkzeuge ins Haus dürfen und welche Daten hineingehören, entsteht aus jedem gut geschulten Mitarbeiter ein Einzelfall mit eigener Auslegung.

Sie ersetzt auch den Prozessumbau nicht. Geschulte Leute arbeiten an einzelnen Stellen schneller. Ob dadurch im Haus Zeit ankommt, entscheidet sich daran, ob ein ganzer Arbeitsschritt anders läuft – und das ist eine andere Aufgabe.

Wer beides voneinander trennt, kann beides sauber bestellen. Wer es vermischt, kauft einen Tag Schulung und erwartet davon eine Zahl in der Bilanz.

Erstens: Woher kommen die Beispiele? Wenn die Antwort nicht „aus Ihrem Haus“ lautet, wird es eine Vorführung.

Zweitens: Was bekommen wir hinterher schriftlich? Teilnehmerliste, Inhalte, Leitlinie. Wer da zögert, hat es noch nie gemacht.

Drittens: Was passiert in den vier Wochen danach? Eine Übungsmöglichkeit und ein zweiter Termin sind kein Zusatz, sondern der Teil, an dem sich entscheidet, ob sich der erste Tag gelohnt hat.

Viertens: Wer steht vorn? Jemand, der selbst Systeme baut, beantwortet die Rückfragen aus der Fachabteilung anders als jemand, der eine Präsentation hält.

Was der Einstieg bei uns kostet und was darin enthalten ist, steht offen auf der Seite Können; wir verstecken den Preis nicht hinter einem Termin.

Nicht an der Zufriedenheit im Feedbackbogen. Sondern daran, dass vier Wochen später jemand von sich aus erzählt, welche wiederkehrende Aufgabe jetzt anders läuft – und dass er sagen kann, warum er dem Ergebnis traut.

Wenn das ausbleibt, war es Unterhaltung. Dann fehlt meistens nicht das Wissen, sondern der Rahmen oder der Prozess dahinter. Wie daraus ein Ablauf wird, der wirklich Zeit spart, zeigt das Projekt Auftragserfassung bei der VGG Handels AG.

Dieser Text gibt den Stand vom 14.09.2026 wieder. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 4 (KI-Kompetenz)