Die Auftragserfassung, die selbst liest

Bestellungen kamen so, wie Kunden sie gern schicken: als PDF, als E-Mail, als Anhang, manchmal als Scan. Rund hundert am Tag, in jedem Format, und jede musste gelesen und von Hand ins ERP getippt werden. Artikelnummern, Mengen, Preise, Liefertermine, Feld für Feld.

Die Arbeit war reiner Transfer: Information, die auf dem Papier schon existierte, musste im System existieren, und Menschen verbrachten ihre Tage damit, sie hinüberzutragen. Jede manuelle Eingabe war zugleich ein Risiko für einen Tippfehler, und Tippfehler in einer Bestellung werden zu Lieferungen, die zurückkommen.

Einen Lese-Assistenten vor dem ERP. Jede eingehende Bestellung wird abgegriffen, sobald sie ankommt, egal in welchem Format. Ein Sprachmodell liest das Dokument, zieht die Positionen heraus und gleicht Kunden- und Artikelnummern gegen die Stammdaten im ERP ab. Was sauber passt, wird als Auftragsentwurf angelegt; alles Unklare – eine fehlende Artikelnummer, ein ungewöhnlicher Preis, eine mehrdeutige Menge – wird für einen Menschen markiert.

Nichts wird von allein bestätigt. Das Team prüft die Ausnahmen, gibt die Entwürfe frei, und ab dort nimmt der Auftrag seinen normalen Weg. Gebaut mit Standardbausteinen, laufend im Haus, auf dem ERP, das schon da war.

80 Prozent der Bestellungen kommen heute als vorbefüllter Entwurf an statt von Hand getippt, gemessen im ERP-Protokoll über vier Wochen. Geprüft und freigegeben wird weiter jeder Entwurf. Mit dem Tippen sanken die Übertragungsfehler. Der Tag des Teams verschob sich vom Eintippen der Routine zum Prüfen dessen, was wirklich Urteil braucht.

Die genannten Werte stammen aus diesem einen Projekt und wurden im beschriebenen Zeitraum bei diesem Kunden gemessen. Sie sind keine Zusage für andere Prozesse; welches Ergebnis in Ihrem Haus erreichbar ist, hängt von Ihren Abläufen, Ihrer Datenqualität und Ihren Systemen ab.

Derselbe Assistent soll als Nächstes Lieferantenrechnungen und Auftragsbestätigungen übernehmen, die benachbarte Papierarbeit desselben Prozesses.