Lizenzen gekauft, nichts passiert? Die ersten 90 Tage mit AI

Weil einzelne Minuten an vielen Stellen sich nicht zu freier Zeit summieren, solange der Ablauf drumherum gleich bleibt. Der übliche Anfang: Lizenzen werden beschafft, eine Mail geht ans Haus, und jeder nutzt das Werkzeug für das, was er sich selbst zusammenreimt.

Ein paar Leute werden schneller, im Ergebnis der Abteilung ist davon nichts zu sehen. Das liegt nicht an den Leuten. Wirksam wird es erst, wenn ein ganzer Arbeitsschritt anders läuft.

Erst können, dann dürfen, dann machen. Können heißt, Ihre Leute beherrschen AI im eigenen Arbeitsalltag. Dürfen heißt, es ist geklärt, welche Werkzeuge ins Haus kommen, welche Daten hineindürfen und was rechtlich gilt. Machen heißt, ein Ablauf wird umgebaut, bis die Zeit ankommt.

Einsteigen können Sie bei jedem der drei Schritte. Aber der dritte trägt nur, wenn die ersten beiden sitzen: Ein umgebauter Prozess, den niemand beurteilen kann und für den keine Regel existiert, hält dem ersten Zwischenfall nicht stand. Das Angebot dazu steht unter Leistungen.

Die Leute lernen das Handwerk an eigenen Aufgaben, und Sie sehen, wo die Zeit wirklich hingeht. Beides gleichzeitig, weil eine Umfrage ohne Schulung nur Vermutungen liefert und eine Schulung ohne Bestandsaufnahme am Bedarf vorbeigeht.

Parallel klärt die Führung den Rahmen: welche Werkzeuge, welche Daten, wer im Zweifel entscheidet. Aus unseren Projekten: Diese Entscheidung dauert meist länger als die Technik und lässt sich nicht delegieren. Am Ende stehen eine Liste der Abläufe, in denen Routine Zeit frisst, und eine Seite Regeln für alle.

Ein Prozess wird ausgewählt, genau einer, und klein nachgewiesen. Der Kandidat fällt regelmäßig an, läuft jedes Mal ähnlich ab, hat etwas Schriftliches, woran man das Ergebnis prüfen kann, und im Haus kennt ihn jemand gut genug, um zu sagen, wann ein Vorschlag falsch ist.

Gebaut wird ein Prototyp, der zeigt, dass es geht, und den Aufwand beziffert. Am Ende dieses Monats steht kein Foliensatz, sondern eine Entscheidung mit Zahlen: Es lohnt sich, oder es lohnt sich nicht.

Der Prototyp wird zum Arbeitsmittel: Anbindung an die vorhandenen Systeme, Fehlerfälle, Zuständigkeiten, Übergabe. Das ist der unglamouröse Teil, und an ihm entscheidet sich alles.

Zwei Regeln haben sich bewährt. Erstens wird nichts ohne Freigabe veröffentlicht, gebucht oder verschickt: Die AI schlägt vor, Ihre Leute entscheiden. Zweitens läuft das System auf Ihren Zugängen und aus Standardbausteinen, damit es auch ein anderer betreiben könnte. Wie ein fertiger Ablauf aussieht, zeigt das Projekt AI-Auftragserfassung im ERP.

Drei Rollen. Die Geschäftsführung entscheidet über den Rahmen und sagt, wozu das Ganze dient. Sagt sie es nicht, macht sich die Belegschaft ihr eigenes Bild, und meist ein ungünstiges.

Am häufigsten vergessen wird die zweite Rolle: eine Person, die den gewählten Ablauf wirklich kennt, mit allen Ausnahmen. Ihre Zeit für Gespräche und Abnahme ist der eigentliche interne Aufwand. Die dritte ist die IT, auch wenn sie klein ist oder von außen kommt.

Meist an der Breite. Fünf Abteilungen gleichzeitig bedeuten fünf halbe Ergebnisse und keinen Beleg, dass es funktioniert. Danach am fehlenden Ausgangswert: Ohne Messung vorher steht am Ende Gefühl gegen Gefühl.

Drittens an der Angst, die niemand ausspricht. Wenn im Haus die Vermutung steht, das Projekt sei der erste Schritt zum Stellenabbau, bekommen Sie keine ehrlichen Auskünfte darüber, wo die Zeit hingeht. Viertens an der Zuständigkeit: Ein System ohne benannte Person, die es pflegt, steht nach dem ersten Formatwechsel beim Lieferanten still.