Angebot schreiben mit KI: Was die AI übernimmt und wo Ihr Team entscheidet

Drei Schritte, die heute viel Zeit kosten: die Anfrage lesen, die passenden Daten zusammensuchen und daraus einen Entwurf schreiben. Wer ein Angebot mit KI schreibt, gewinnt vor allem beim Zusammenstellen Zeit. Das Verkaufen bleibt beim Vertrieb.

Beim Lesen zieht die AI aus Mail, PDF oder Formular heraus, was der Kunde will: Positionen, Mengen, Wunschtermin, Lieferort. Sie markiert, was fehlt oder unklar ist, etwa eine Menge ohne Einheit. Daraus wird eine Rückfrage, bevor jemand rechnet.

Beim Zusammensuchen greift sie auf das zurück, was Ihr Haus schon hat: Preisliste, Artikelstamm, Kundendaten und frühere Angebote an ähnliche Kunden. Im Chatfenster müssen Sie diese Daten selbst hineinkopieren. Ist die AI an Ihre Systeme angebunden, holt sie sie selbst und nur dort, wo sie es darf.

Der Entwurf setzt Anschreiben, Positionen und Textbausteine nach Ihrer Vorlage zusammen. Er ist ein Vorschlag, den ein Mensch liest, ändert und freigibt.

Preis, Liefertermin und Freigabe. Ein Angebot ist rechtlich ein Antrag, und an den sind Sie gebunden:

Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat.

§ 145 Bürgerliches Gesetzbuch

Nimmt der Kunde an, gilt also, was im Angebot steht, auch ein falscher Preis oder ein Termin, den Ihre Fertigung nicht halten kann. Setzen Sie eine Annahmefrist, kann der Kunde nach § 148 BGB nur innerhalb dieser Frist annehmen. Auch diese Frist legt ein Mensch fest.

Unsere Einschätzung: Beim Preis geht es um mehr als Rechnen. Ein Nachlass, ein Zugeständnis bei der Frist, die Frage, wie weit man bei diesem Kunden geht, das sind Verhandlungen. Ebenso das Besondere: der Hinweis auf eine Referenz, die zu diesem Kunden passt, oder der Satz, der zeigt, dass Sie seinen Betrieb verstanden haben. Die AI liefert den Rumpf, damit Ihr Vertrieb Zeit für genau diesen Teil hat.

Und die Freigabe. Kein Angebot geht hinaus, ohne dass ein Mensch es gelesen hat.

Drei Fehler kommen immer wieder vor: erfundene Liefertermine, falsche Preise und vertrauliche Daten im falschen Konto.

Erfundene Termine entstehen, weil ein Sprachmodell eine Lücke lieber plausibel füllt, als sie offen zu lassen. OpenAI beschreibt solche Halluzinationen als plausibel klingende, aber falsche Aussagen und schreibt, dass sie sich bisher nicht ganz vermeiden lassen. Steht in der Anfrage kein Termin und in Ihren Daten keine Lieferzeit, schreibt die AI womöglich trotzdem einen. Die Regel dagegen: Termine kommen nur aus Ihrer Planung.

Falsche Preise haben meist banale Gründe: eine veraltete Preisliste, eine verwechselte Einheit, ein Rabatt aus einem alten Angebot, der auf den neuen Kunden übertragen wird. Lassen Sie Preise aus dem System übernehmen und Summen vom System rechnen. Das Sprachmodell schreibt den Text drumherum.

Vertrauliche Daten landen im falschen Konto, wenn jemand schnell ein privates ChatGPT öffnet. Private Konten sind für Firmendaten ungeeignet, und Kalkulationen vor der Freigabe gehören nach unserer Datenampel auch ins Firmenkonto nicht. Kundendaten mit Namen geben Sie erst frei, wenn der Fall geprüft ist.

Ein vierter Punkt betrifft angebundene Systeme: Wer die AI eingehende Anfragen lesen lässt, liest auch, was Fremde hineinschreiben. Wie Angreifer das ausnutzen, steht im Beitrag Eine E-Mail genügt.

Mit einer Vorlage und einer Handvoll Prüfregeln. Beides ist schnell aufgesetzt und zeigt, ob sich mehr lohnt.

Die Vorlage ist ein Musterangebot mit festem Aufbau: Anschreiben, Positionen, Bedingungen, Ihre freigegebenen Textbausteine. Dazu eine kurze Anweisung an die AI, was sie aus der Anfrage übernehmen soll und was sie offen lassen muss. Alles, was fehlt, steht im Entwurf als sichtbarer Platzhalter in eckigen Klammern.

Die Prüfregeln liegen neben der Vorlage und werden vor jedem Versand abgehakt. Jeder Preis stammt aus der aktuellen Preisliste. Jeder Termin ist von der Planung bestätigt. Kein Platzhalter steht mehr im Text. Nachlässe hat jemand mit der Befugnis dazu freigegeben. Und ein Mensch hat das Angebot ganz gelesen.

So gehen wir vor: Wir sehen uns die letzten zwanzig Angebote an und markieren, was in jedem gleich war. Was gleich ist, kann die AI vorbereiten. Was jedes Mal anders ist, bleibt die Arbeit Ihres Vertriebs. Die eigentliche Arbeit vor dem Start ist meist, Preise und Textbausteine an eine Stelle zu bringen, statt in fünf Ordnern und einem Kopf.

Wenn viele ähnliche Angebote hinausgehen und die Daten schon an einer Stelle liegen. Ein Agent liest dann selbst im Postfach, holt Preise aus dem System und legt den Entwurf zur Freigabe vor.

Unsere Faustregel: Zählen Sie, wie viele Angebote im Monat hinausgehen, und schätzen Sie, wie lange eines im Schnitt dauert. Kommt dabei mehr als ein Personentag zusammen, lohnt der Blick. Der zweite Prüfstein ist die Ähnlichkeit: Gleichen sich Angebote in Aufbau, Textbausteinen und Preislogik und wechseln nur die Positionen, trägt ein System. Ist jedes Angebot eine eigene Konstruktion, bei der die Arbeit im Denken steckt, hilft die AI beim Formulieren, spart aber keine Tage.

Auch Anthropic, Hersteller des Modells Claude, rät, zuerst die einfachste Lösung zu suchen und erst dann mehr Aufwand zu treiben. Ein fester Ablauf mit AI an einzelnen Stellen reicht für Angebote oft aus. Agenten sind für offene Aufgaben gedacht, bei denen sich die Schritte nicht vorhersagen lassen.

Was ein Agent im Unternehmen leisten kann und wo er fragen muss, steht im Beitrag AI-Agenten im Unternehmen. Wie wir einen Prozess mit Ihnen auswählen, anbinden und schrittweise umschalten, steht unter Machen, Beispiele aus dem Betrieb unter Projekte.