Rechnungseingang mit KI vorprüfen

Ein Rechnungseingang besteht aus mehr Schritten, als es sich anfühlt. Die Rechnung kommt an, meist als PDF im Sammelpostfach. Sie wird geöffnet und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Die Positionen werden gegen den zugrunde liegenden Auftrag geprüft: Preis, Menge, Referenz. Abweichungen werden geklärt. Am Ende wandern die Daten ins Buchhaltungssystem, und jemand gibt frei.

Wer automatisieren will, muss diese Schritte einzeln ansehen. „Rechnungseingang automatisieren“ ist kein Vorhaben, sondern eine Überschrift.

Ein Teil des Eingangs kommt heute in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Dort liegen die Daten bereits maschinenlesbar vor, das Auslesen entfällt – die Prüfung gegen den Auftrag und die Klärung von Abweichungen aber nicht. Und der Rest des Postfachs bleibt vorerst, was er ist: PDFs in jedem denkbaren Layout, dazu Anhänge, die eigentlich Lieferscheine sind.

Lesen. Ein Sprachmodell zieht Beträge, Mengen und Referenzen aus einem PDF, auch wenn jeder Lieferant ein anderes Layout verwendet. Genau daran scheiterten die Vorgängerlösungen: Vorlagen je Lieferant zu pflegen kostete mehr, als es sparte.

Zuordnen. Aus Referenznummer, Lieferant und Betrag lässt sich der passende Vorgang in aller Regel eindeutig bestimmen, und wo es nicht eindeutig ist, kann das System das sagen, statt zu raten.

Vergleichen. Der Abgleich Position für Position gegen den Auftrag ist stumpfe, fehleranfällige Arbeit – und für eine Maschine der einfachste Teil. Ein Preis, der sich bewegt hat, eine Menge, die nicht passt, eine Position, die nicht bestellt war: alles davon ist auffindbar.

Vorbereiten. Das Ergebnis ist kein gebuchter Beleg, sondern ein vorbefüllter Buchungsvorschlag mit hervorgehobenen Abweichungen.

Die Freigabe. Eine Buchung hat Folgen für Zahlung, Bilanz und Prüfung. Sie gehört einem Menschen, und zwar nicht als Formalie, sondern als Entscheidung.

Die strittigen Fälle. Ob eine Abweichung eine Nachverhandlung, ein Versehen oder ein Fehler des Lieferanten ist, weiß nur, wer den Vorgang kennt. Genau dorthin soll die gewonnene Zeit fließen.

Die Ausnahmen, die keine Regel haben. Der Einzelfall mit der handschriftlichen Notiz, die Rechnung zu einem Auftrag, der nie im System stand. Ein System, das so etwas selbstbewusst durchwinkt, ist gefährlicher als eines, das es liegen lässt.

Bei der LBS Süd haben wir diesen Ablauf auf den vorhandenen Systemen gebaut: Postfach, Buchhaltung, Ablaufsteuerung und ein Sprachmodell, sechs Wochen Dauer. Die Bearbeitungszeit je Rechnung hat sich halbiert, gemessen mit Zeiterfassung an denselben Rechnungstypen, je zwei Wochen vor und nach der Einführung.

Rund neun von zehn Rechnungen kommen dort heute als vorgeprüfter Vorschlag an. Abweichungen sind am Tag des Eingangs sichtbar statt am Monatsende. Die Einzelheiten stehen im Projekt Die Rechnung, die sich selbst vorprüft.

Diese Werte stammen aus einem Haus und einem Zeitraum. Sie sind keine Zusage. Was bei Ihnen erreichbar ist, hängt an Ihren Abläufen, Ihrer Datenqualität und daran, wie eindeutig Ihre Aufträge hinterlegt sind.

Erstens: Es muss etwas geben, wogegen geprüft wird. Ohne hinterlegte Aufträge oder Bestellungen bleibt nur eine Formalprüfung. Die spart wenig.

Zweitens: Die Rechnungen müssen digital ankommen. Papier lässt sich scannen, aber jeder Medienbruch kostet einen Teil des Gewinns.

Drittens: Jemand muss entscheiden dürfen, was bei einer Abweichung geschieht. Wenn jede Unstimmigkeit ohnehin durch drei Instanzen geht, verlagert die Vorprüfung nur den Engpass.

Viertens: Die Zeit muss vorher gemessen sein. Wer nicht weiß, wie lange eine Rechnung heute dauert, kann hinterher nicht zeigen, dass sich etwas geändert hat.

Eine Rechnung enthält Geschäftsgeheimnisse und meist auch personenbezogene Daten. Bevor die erste durch ein Modell läuft, gehört schriftlich festgelegt: welcher Anbieter, welcher Serverstandort, welche Daten das Modell überhaupt zu sehen bekommt und wie lange sie dort bleiben.

Für viele Fälle im Mittelstand ist eine Verarbeitung innerhalb der EU die richtige Wahl. Die Verarbeitung im Auftrag wird per Vertrag nach Artikel 28 DSGVO geregelt, bevor das erste Dokument fließt. Und die Anbieterstufe wird so gewählt, dass Ihre Inhalte nicht zum Training fremder Modelle verwendet werden.

Der zweite Punkt betrifft Ihre Leute: Wer einen Ablauf verändert, an dem Menschen arbeiten, hat in aller Regel den Betriebsrat einzubeziehen. Das ist kein Hindernis, sondern der Normalfall – und es hilft, wenn von Anfang an klar ist, dass hier niemand gemessen oder bewertet wird.

Der Umbau bei der LBS Süd hat sechs Wochen gedauert, von der ersten Aufnahme bis in den Betrieb. Der lauffähige Prototyp stand deutlich früher; der größere Teil der Zeit ging in Anbindung, Fehlerfälle und Übergabe.

Den Aufwand beziffern wir nach dem Prototyp, nicht davor. Vorher ist jede Zahl geraten, weil erst der Versuch zeigt, wie eindeutig Ihre Aufträge hinterlegt sind und wie viele Sonderfälle es wirklich gibt.

Laufende Kosten entstehen für die Nutzung des Sprachmodells. Sie hängen an der Menge der Dokumente, sind vor dem Bau zu beziffern und werden direkt mit dem Anbieter abgerechnet.

Eine grobe Rechnung reicht für den Anfang: Zahl der Rechnungen im Monat, mal durchschnittliche Bearbeitungszeit, mal Stundensatz. Wenn dabei weniger als ein halber Personentag im Monat herauskommt, lohnt der Umbau nicht – dann liegt Ihr Hebel woanders.

Der zweite Prüfstein ist die Wiederholung. Ein Ablauf, der jede Woche in derselben Form anfällt, trägt ein System. Ein Ablauf, der jedes Mal anders aussieht, trägt keines.

Wie wir den Prozess mit dem größten Hebel suchen und vorher beziffern, steht unter Machen – Prozesse gestalten.

Dieser Text gibt den Stand vom 14.09.2026 wieder. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

ADA-Projekt LBS Süd: Rechnungseingang, gemessene Ergebnisse