Die AI prüft die Rechnung. Freigeben muss sie trotzdem jemand

Aus mehr, als es sich anfühlt. Die Rechnung kommt an, meist als PDF im Sammelpostfach. Sie wird dem richtigen Vorgang zugeordnet, Position für Position gegen den Auftrag geprüft, Abweichungen werden geklärt, und am Ende gibt jemand die Buchung frei.

Wer automatisieren will, muss diese Schritte einzeln ansehen. „Rechnungseingang automatisieren“ ist kein Vorhaben, sondern eine Überschrift.

Lesen, zuordnen, vergleichen und vorbereiten. Ein Sprachmodell zieht Beträge, Mengen und Referenzen aus einem PDF, auch wenn jeder Lieferant ein anderes Layout nutzt. Genau daran scheiterten frühere Lösungen: Vorlagen je Lieferant zu pflegen kostete mehr, als es sparte.

Aus Referenz, Lieferant und Betrag lässt sich der passende Vorgang meist eindeutig bestimmen. Wo nicht, kann das System das sagen, statt zu raten. Der Abgleich gegen den Auftrag ist für Menschen stumpf und fehleranfällig, für eine Maschine der einfachste Teil: ein Preis, der sich bewegt hat, eine Menge, die nicht passt, eine Position, die nie bestellt war.

Das Ergebnis ist kein gebuchter Beleg, sondern ein vorbefüllter Buchungsvorschlag, in dem die Abweichungen hervorgehoben sind.

Die Freigabe, die strittigen Fälle und die Ausnahmen ohne Regel. Eine Buchung hat Folgen für Zahlung, Bilanz und Prüfung. Sie gehört einem Menschen, und zwar als Entscheidung, nicht als Formalie.

Ob eine Abweichung eine Nachverhandlung, ein Versehen oder ein Fehler des Lieferanten ist, weiß nur, wer den Vorgang kennt. Genau dorthin soll die gewonnene Zeit fließen. Und ein System, das den Einzelfall mit der handschriftlichen Notiz selbstbewusst durchwinkt, ist gefährlicher als eines, das ihn liegen lässt.

Sie erspart das Lesen, nicht die Prüfung. Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen im Inland der Regelfall, und der Empfänger muss dafür nicht mehr zustimmen (§ 14 Absatz 1 und 2 Umsatzsteuergesetz). Eine elektronische Rechnung ist dort eine, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF zählt nicht dazu.

Beim Versand gelten Übergangsfristen: Papier und PDF sind noch bis Ende 2026 erlaubt, für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz). Das Postfach bleibt also noch eine Weile gemischt.

Unsere Einschätzung: Mit der E-Rechnung wird der Abgleich gegen den Auftrag wichtiger, nicht unwichtiger. Wenn die Daten ohne Abtippen ankommen, liegt der Aufwand nur noch in der Prüfung und der Klärung von Abweichungen.

Bei der LBS Süd hat sich die Bearbeitungszeit je Rechnung halbiert, gemessen mit Zeiterfassung an denselben Rechnungstypen, je zwei Wochen vor und nach der Einführung. Gebaut haben wir in sechs Wochen auf den vorhandenen Systemen: Postfach, Buchhaltung, Ablaufsteuerung und ein Sprachmodell.

Rund neun von zehn Rechnungen kommen dort heute als vorgeprüfter Vorschlag an, und Abweichungen sind am Tag des Eingangs sichtbar statt am Monatsende. Die Einzelheiten stehen im Projekt AI-Prüfung im Rechnungseingang. Diese Werte stammen aus einem Haus und einem Zeitraum. Sie sind keine Zusage.

Vier, und über die wird selten gesprochen. Es muss etwas geben, wogegen geprüft wird: Ohne hinterlegte Aufträge bleibt nur eine Formalprüfung. Die Rechnungen müssen digital ankommen, denn jeder Medienbruch kostet einen Teil des Gewinns.

Jemand muss entscheiden dürfen, was bei einer Abweichung geschieht. Wenn jede Unstimmigkeit durch drei Instanzen geht, verlagert die Vorprüfung nur den Engpass. Und die Zeit muss vorher gemessen sein, sonst lässt sich hinterher nicht zeigen, dass sich etwas geändert hat.

Rechnungen enthalten Geschäftsgeheimnisse und oft personenbezogene Daten. Bevor die erste durch ein Modell läuft, gehören Anbieter, Serverstandort und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO schriftlich fest, und die Anbieterstufe wird so gewählt, dass Ihre Inhalte nicht zum Training fremder Modelle dienen.

Wenn genug Rechnungen in ähnlicher Form wiederkehren. Eine grobe Rechnung reicht: Zahl der Rechnungen im Monat mal Bearbeitungszeit mal Stundensatz. Kommt dabei weniger als ein halber Personentag im Monat heraus, liegt Ihr Hebel woanders.

Den Aufwand beziffern wir nach einem Prototyp, nicht davor, weil erst der Versuch zeigt, wie eindeutig Ihre Aufträge hinterlegt sind und wie viele Sonderfälle es gibt. Wie wir den Prozess mit dem größten Hebel suchen, steht unter Machen.