Die Auftragserfassung, die selbst liest

Die Ausgangslage

Bestellungen kamen so, wie Kunden sie gern schicken: als PDF, als E-Mail, als Anhang, manchmal als Scan. Rund hundert am Tag, in jedem Format, und jede musste gelesen und von Hand ins ERP getippt werden. Artikelnummern, Mengen, Preise, Liefertermine, Feld für Feld.

Die Arbeit war reiner Transfer: Information, die auf dem Papier schon existierte, musste im System existieren, und Menschen verbrachten ihre Tage damit, sie hinüberzutragen. Jede manuelle Eingabe war zugleich eine Chance auf einen Tippfehler, und Tippfehler in einer Bestellung werden zu Lieferungen, die zurückkommen.

Was wir gebaut haben

Einen Lese-Assistenten vor dem ERP. Jede eingehende Bestellung wird abgegriffen, sobald sie ankommt, egal in welchem Format. Ein KI-Modell liest das Dokument, zieht die Positionen heraus und matcht Kunden- und Artikelnummern gegen die Stammdaten im ERP. Was sauber passt, wird als Auftragsentwurf angelegt; alles Unklare, eine fehlende Artikelnummer, ein ungewöhnlicher Preis, eine mehrdeutige Menge, wird für einen Menschen markiert.

Nichts wird von allein bestätigt. Das Team prüft die Ausnahmen, gibt die Entwürfe frei, und ab dort nimmt der Auftrag seinen normalen Weg. Gebaut mit Standardbausteinen (Workflow-Automatisierung plus Sprachmodell), laufend im Haus, auf dem ERP, das schon da war.

Das Ergebnis

80 Prozent der manuellen Erfassung sind weg, gemessen am ERP-Log: der Anteil der Bestellungen, die als vorbefüllte Entwürfe ankommen, gegenüber den von Hand getippten, über vier Wochen. Mit dem Tippen sanken die Übertragungsfehler. Der Tag des Teams verschob sich vom Eintippen der Routine zum Prüfen dessen, was wirklich Urteil braucht.

Die KI liest jede eingehende Bestellung, und mein Team prüft nur noch die Ausnahmen. Und die Kontrolle bleibt bei uns.

CEO, VGG Handels AG

Wie es weitergeht

Derselbe Assistent soll als Nächstes Lieferantenrechnungen und Auftragsbestätigungen übernehmen, die benachbarte Papierarbeit desselben Prozesses. Jede Erweiterung folgt derselben Regel. Die KI schlägt vor, das Team entscheidet.