Die Rechnung, die sich selbst prüft

Die Ausgangslage

Rechnungen kamen, wie Rechnungen eben kommen: als PDF im Sammelpostfach, in jedem Layout, das ein Lieferant sich ausdenken kann. Jede musste geöffnet, dem richtigen Vorgang zugeordnet, Position für Position gegen den zugrunde liegenden Auftrag geprüft und ins Buchhaltungssystem übertragen werden. Abweichungen fielen spät auf, oft erst, wenn die Zahlen am Monatsende nicht mehr aufgingen.

Nichts davon war Lieblingsarbeit. Es war schlicht nötig, und es fraß die Vormittage genau der Leute, deren Urteil das Geschäft woanders gebraucht hätte.

Was wir gebaut haben

Einen Matching-Assistenten auf den Systemen, die schon da waren. Landet eine Rechnung im Postfach, greift ein Workflow sie ab, liest sie mit einem KI-Modell und zieht die Positionen heraus: Beträge, Mengen, Referenzen. Dann matcht er sie gegen den zugehörigen Auftrag und markiert jede Abweichung, die er findet: einen Preis, der sich bewegt hat, eine Menge, die nicht passt, eine Position, die dort nicht hingehört.

Das Ergebnis ist ein vorbefüllter Buchungsvorschlag mit hervorgehobenen Abweichungen. Nichts wird von allein gebucht. Das Team prüft, korrigiert wo nötig und gibt frei. Gebaut mit Standardbausteinen (Workflow-Automatisierung plus Sprachmodell), sodass das Setup im Haus läuft und das Team es ohne uns betreiben kann.

Das Ergebnis

Bearbeitungszeit je Rechnung halbiert, gemessen über vier Wochen Vorher-nachher-Zeiterfassung an denselben Rechnungstypen. Rund neun von zehn Rechnungen kommen heute als vorgeprüfter Vorschlag an, und Abweichungen sind am Tag des Eingangs sichtbar statt am Monatsende. Dasselbe Team, doppelter Durchsatz.

Rechnungen, die früher ganze Vormittage geschluckt haben, sind vor dem ersten Kaffee gematcht. Es funktioniert einfach.

Gebietsdirektor, LBS Süd

Wie es weitergeht

Dasselbe Muster greift bei der benachbarten Papierarbeit: Auftragsbestätigungen und Mahnwesen sind die nächsten Schritte. Der Assistent bleibt im Haus, und jede Erweiterung folgt derselben Regel. Die KI schlägt vor, das Team entscheidet.